«La mayoría de la gente dedica el 50% de su tiempo a tareas que no tienen relevancia para su trabajo y se preguntan por qué no avanzan». – Brian Tracy.
En el complejo mundo de los dueños de negocios, la organización es clave para lograr el éxito. Mantener el orden de tus días no solo mejora la productividad, sino que también impacta positivamente en la satisfacción del clientela , rentabilidad y en tú tranquilidad.
Aquí te presento cinco herramientas esenciales, tanto digitales como no digitales, que pueden ayudarte a optimizar tus operaciones y alcanzar tus objetivos comerciales.
1. Agenda Física
Mantén un Registro Manual de Tus Tareas
A veces, la mejor manera de mantener el control es usar una agenda física o cuaderno de apuntes. Esta herramienta clásica te permite anotar tus compromisos, reuniones y tareas diarias. La escritura manual puede ayudar a la retención de información y proporciona un sentido de logro al tachar tareas completadas. Recuerda aquello de que "lo que se escribe no se olvida".
¿Cómo usarlo?
- Establece un ritual diario para revisar y actualizar tu agenda.
- Usa diferentes colores o códigos para priorizar tus tareas.
- Lleva siempre la agenda contigo para tener acceso rápido a tus compromisos y plazos.
- Tacha aquello que vas realizando y lleva al día siguiente lo que quedó pendiente.
2. Asana
Gestiona Tareas y Proyectos
Asana es una herramienta colaborativa muy robusta de gestión de tareas que permite a los equipos planificar, organizar y ejecutar su trabajo. Con Asana, puedes establecer objetivos, asignar tareas y seguir el progreso de los proyectos en tiempo real. Tienes acceso a través de la web y desde tu celular por la aplicación.
¿Cómo usarlo?
- Establece hitos y plazos claros para cada proyecto.
- Usa las vistas de calendario y timeline para planificar y prever los próximos pasos.
- Realiza seguimientos contínuos y ajustes según el progreso y los resultados obtenidos.
3. Pizarra Blanca o de Corcho
Visualiza Tus Ideas y Planificaciones
Una pizarra blanca es una herramienta fantástica para la visualización de ideas y la planificación. Puedes usarla para hacer mapas mentales, diagramas de flujo o simplemente para anotar tus pensamientos y objetivos.
La pizarra de corcho puedes utilizarla para pendientes, documentos que debes ver, pedidos atrasados, temas que son más urgentes o para visualización de tu negocio: una foto de cuando iniciaste, cómo te ves en unos años. En fin es altamente efectiva si eres de las personas más visuales.
¿Cómo usarlo?
- Coloca la pizarra en un lugar visible y accesible para todos los miembros del equipo.
- Usa marcadores de colores para diferenciar tareas, ideas y prioridades.
- Actualiza regularmente la pizarra para reflejar el progreso y los cambios en los planes.
- Coloca chinchetas vistosas.
4. Google Workspace
Colaboración y Productividad en la Nube
Google Workspace (anteriormente G Suite) es un ecosistema completo de negocios, incluye herramientas como Google Docs, Sheets y Drive, Calendar, Keep, que permiten la creación, edición y almacenamiento de documentos en la nube, un calendario sumamente práctico y efectivo. Facilita la colaboración en tiempo real y el acceso a los archivos desde cualquier lugar. Hacen mejoras permanentemente, volviéndose cada día más elegible para dueños de negocios y profesionales independientes.
¿Cómo usarlo?
- Crea y comparte documentos en Google Docs para colaborar en proyectos y propuestas.
- Usa Google Sheets para el seguimiento de datos y análisis en equipo.
- Calendariza todas tus citas y compromisos en el Calendar.
- Almacena y organiza todos tus archivos importantes en Google Drive para un acceso rápido y seguro.
5. Evernote
Captura y Organiza tus Ideas
Evernote es un gestor de notas que te permite capturar y organizar tus ideas, tareas y proyectos en un solo lugar. Con su capacidad para sincronizar en múltiples dispositivos, puedes acceder a tus notas en cualquier momento y lugar. Puedes llevar un registro de ideas, listas, con fotos, textos, tanto personales como profesionales.
¿Cómo usarlo?
- Crea libretas y etiquetas para categorizar tus notas según proyectos o temas.
- Usa plantillas para notas recurrentes como reuniones, listas de tareas y planes de proyectos.
- Adjunta archivos, imágenes y enlaces a tus notas para tener toda la información relevante en un solo lugar.
Estas herramientas, tanto digitales como físicas, pueden ser poderosos aliados en tu camino hacia un negocio más organizado y productivo. Integrarlas en tu rutina diaria puede ayudarte a mantener el orden, mejorar la comunicación y optimizar el rendimiento general de tu empresa.
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Patricia Fernández
